郵件是外貿業務中最常用(yòng)的(de)溝通(tōng)方式，又是最便捷最常用(yòng)最實效的(de)。下(xià)面，我把一些郵件書(shū)寫小技巧分(fēn)享給大(dà)家。

一、主題（Subject）：

A: 一封郵件的(de)主題一定要簡單扼要，符合郵件的(de)主題内容，一般情況都是以客戶所需的(de)産品名稱作爲郵件的(de)主題。需要注意的(de)是郵件的(de)主題要盡量避免使用(yòng)标點符号，盡量避免使用(yòng)全大(dà)寫字母，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到我們的(de)郵件。例如：URGENT！！！這(zhè)就是應當避免使用(yòng)的(de)主題，可(kě)以這(zhè)樣寫：Urgent Urgent Urgent。

B: 同一主題項下(xià)的(de)郵件往來(lái)，盡量在原郵件回複，便于雙方了(le)解事件的(de)進展。當新事件聯系時(shí)，不要使用(yòng)原來(lái)的(de)舊(jiù)郵件回複，要重新用(yòng)新的(de)郵件新的(de)主題回複，避免造成誤解和(hé)不必要的(de)麻煩。

二、抄送（Copy）：

A：一封郵件要抄送給自己的(de)主管，另外還(hái)可(kě)以根據郵件的(de)具體内容抄送給相關崗位的(de)工作人(rén)員(yuán)，這(zhè)麽做(zuò)的(de)最大(dà)好處就是讓客戶感到你的(de)公司很正規很系統，提升公司在客戶心目中的(de)形象；讓相關人(rén)員(yuán)了(le)解掌握相關内容，減少溝通(tōng)成本；讓主管可(kě)以随時(shí)跟進監督自己的(de)業務情況，及時(shí)提出合理(lǐ)的(de)指導和(hé)建議(yì)。

B: 仔細審視客戶來(lái)函，回複郵件時(shí)“Reply all”抄送給客戶來(lái)函時(shí)抄送的(de)其公司相關人(rén)員(yuán)，這(zhè)樣做(zuò)既可(kě)以省去客戶收到你的(de)郵件後要轉發給相關人(rén)員(yuán)的(de)麻煩，又讓客戶感到溫暖。

三、郵件内容：一封郵件的(de)内容部分(fēn)是它的(de)靈魂，一封郵件的(de)好壞，全看它有沒有靈魂，有沒有神兒(ér)。幹巴巴的(de)内容的(de)羅列，讓人(rén)讀之枯燥無味，郵件的(de)效果就會大(dà)打折扣了(le)，甚至有的(de)新客戶還(hái)沒有讀完就丢進垃圾箱了(le)。以下(xià)幾點特别要注意；

1、稱呼：稱呼屬于禮儀，禮儀講究的(de)就是客尊原則，要注意對(duì)應性。無論客戶首發還(hái)是後續郵件，如果客戶稱呼你“Hi A”，你的(de)回複應當是“Hi B”；如果客人(rén)郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的(de)回複應當是“Dear Mr.名+姓”；客戶稱呼“Dear 名或者姓”，你的(de)回複應當是對(duì)應的(de)“Dear 名或者姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。

有些客人(rén)不懂(dǒng)我們中文的(de)姓名順序，如果稱呼我們“Dear Mr.名”，我們的(de)回複應該是“Dear Mr.姓”，如果我們回複“Dear Mr. 名”就錯了(le)哦，因爲沒有這(zhè)麽稱呼的(de)。這(zhè)個(gè)小細節，你有注意過嗎？

2、全面：客戶郵件中，如果提了(le)三點要你回答(dá)的(de)問題。你回答(dá)了(le)其中兩點，結束。咳！客人(rén)楞了(le)，且不管你這(zhè)三點回答(dá)的(de)質量多(duō)麽專業、多(duō)麽好，另外一點不回複，既不說明(míng)爲什(shén)麽不能回複，更不交代何時(shí)回複。是丢三落四呢(ne)？還(hái)是對(duì)客人(rén)不夠尊重？換位思考，若你是客人(rén)，請問你又作何感想？如果客戶問題較多(duō)，爲方便客戶可(kě)以在客戶原郵件問題上紅字标注進行回複。

3、及時(shí)：對(duì)于客戶的(de)來(lái)函，必須秉持第一時(shí)間回複的(de)原則，要了(le)解客人(rén)所在地的(de)時(shí)差，不能讓客人(rén)次日看到回複。如果不能及時(shí)回複客人(rén)郵件中提出的(de)問題，應當回複說明(míng)何時(shí)答(dá)複複客人(rén)，并在承諾的(de)時(shí)間内予以答(dá)複。

4、重點：郵件中需要重點标注的(de)内容，需要引起客人(rén)注意和(hé)重視的(de)，盡量不使用(yòng)紅色等顔色，因爲對(duì)于顔色的(de)禁忌各國各有不同，稍有不注意就會引起客人(rén)的(de)反感。比如：巴西人(rén) 認爲人(rén)死好比黃(huáng)葉落下(xià)，所以忌諱棕黃(huáng)色；埃塞俄比亞人(rén) 當對(duì)死者表示深切哀悼時(shí)穿淡黃(huáng)色服裝；比利時(shí)人(rén)最忌藍色，如遇不祥之事，都用(yòng)藍衣作爲标志；泰國忌紅色，認爲紅色是不吉利的(de)顔色，因爲寫死人(rén)姓氏是用(yòng)紅色；伊拉克 討(tǎo)厭藍色，視藍色爲魔鬼，在日常生活中忌諱使用(yòng)藍色... ... 所以函電中需要重點标記的(de)内容，直接加重加粗就可(kě)以了(le)。

5、禮貌：多(duō)使用(yòng)Would you please... 和(hé) Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的(de)語句。另外，如果客人(rén)郵件中熱(rè)情地說了(le)一大(dà)堆，他(tā)是如何喜歡你的(de)國家和(hé)城(chéng)市，你回複時(shí)應該禮貌性回一句“是啊！謝謝，你的(de)國家也(yě)很美(měi)！”。你如果隻字不提，那客人(rén)不是“熱(rè)臉貼了(le)你的(de)冷(lěng)屁股”了(le)嗎？ 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回複的(de)郵件中卻找不到與此所對(duì)應的(de)回複語句，那也(yě)屬于不禮貌的(de)行爲。

四、簽署落款：這(zhè)一般包括發信人(rén)的(de)姓名、職務外加公司的(de)名稱、地址、電話(huà)、傳真、網址等。一個(gè)漂亮的(de)落款也(yě)顯示公司的(de)正規和(hé)實力，如果不會弄，就找專業的(de)認識設置一下(xià)吧，這(zhè)是很有必要的(de)！